Unabhängige Software-Auswahl

Die Evaluation begleitet die konkrete Auswahl einer zentralen Geschäftssoftware neutral, mit Fokus auf Datenhoheit, Portabilität und faire Kostenstrukturen. Ein solcher Entscheid wirkt über Jahre, deshalb zählt die Wechselbarkeit von Anfang an. Open-Source-Alternativen wie Odoo, ERPNext oder Mautic werden gezielt einbezogen, weil sie die Verhandlungsposition stärken.

Eine neutrale Auswahl macht sichtbar, wie sich Nutzerzahlen, Schnittstellen und Exporte langfristig auf Kosten und Wechselbarkeit auswirken. Eine neutrale Evaluation trennt die Systeme, die zu den realen Prozessen passen, von denen, die nur gut verkauft sind, und hält den Vendor Lock-in bewusst klein. Hier steht die Systemkategorie bereits fest: es geht um die konkrete Auswahl, nicht mehr um Kaufen oder Bauen. Die Entscheidung trifft die Organisation; le dot liefert die neutrale Grundlage dafür.

Typische Ausgangslagen

  • CRM, ERP, Mitgliederverwaltung oder Marketing-Automation neu gewählt oder abgelöst werden: Kandidatensysteme werden nach Prozess-Fit, Datenhoheit und Ausstiegskosten bewertet
  • ein System aus einem bestehenden Vendor Lock-in gelöst werden soll: Datenexporte, Schnittstellen und Ablöseschritte werden als realer Exit-Pfad eingeordnet
  • Datenhoheit, Portabilität und langfristige Kosten gleich wichtig sind wie der Funktionsumfang: die Shortlist verbindet Funktionsabdeckung mit Portabilität, API-Verträgen und TCO über fünf bis zehn Jahre

Ergebnisse

Die Evaluation macht den Investitionsentscheid tragfähig: welches System welche Prozesse abdeckt, wie es um Datenhoheit und Ausstiegskosten steht und wo eine Open-Source-Option die wirtschaftlich bessere Wahl ist. Als konkrete Lieferobjekte entstehen:

  • eine bewertete Shortlist mit klarer Empfehlung für einen Prototyp
  • ein strategisches Architekturpapier

So fällt die Systementscheidung auf einer gemeinsamen, belegten Grundlage.

Der Leistungsumfang

Jedes Kandidatensystem wird in zwei Dimensionen eingeordnet: wie gut es die realen Prozesse trifft und wie viel Datenhoheit es lässt. Erst beides zusammen zeigt, was über die Laufzeit hält.

quadrantChart
    accTitle: Kandidaten neutral einordnen
    accDescr: Kandidatensysteme werden nach Funktions-Fit und Datenhoheit in vier Quadranten eingeordnet, von erster Wahl bis meiden.
    title Kandidaten neutral einordnen
    x-axis Geringer Funktions-Fit --> Hoher Funktions-Fit
    y-axis Hoher Vendor Lock-in --> Hohe Datenhoheit
    quadrant-1 Erste Wahl
    quadrant-2 Souverän, mit Lücken
    quadrant-3 Meiden
    quadrant-4 Funktioniert, bindet
    "Open-Source-Option": [0.72, 0.8]
    "Etablierter SaaS": [0.8, 0.3]
    "Nischenprodukt": [0.4, 0.62]
    "Legacy-Lock-in": [0.5, 0.18]

Prozessaufnahme Reale Prozesse werden erfasst, statt Wunschlisten zu schreiben:

  • Commodity wird von den wertschöpfenden Kern-Features getrennt
  • nur für die Kern-Features lohnt sich Spezialisierung

Technologische Prüfung (Portabilität und API-Verträge) Geprüft wird, wie tief ein System bindet:

  • APIs, Datenformate und Portabilität
  • ob das System im Notfall selbst gehostet oder über klar definierte API-Verträge zu einem anderen Anbieter umgezogen werden kann

TCO-Vergleich (True Cost of Ownership) Verglichen werden die Gesamtkosten über fünf bis zehn Jahre, nicht der Einstiegspreis:

  • Lizenzmodelle, Kopfgebühren und Integrationskosten
  • die Ausstiegskosten werden mitgerechnet

Abgrenzung

Die Evaluation ist eine neutrale Entscheidungsgrundlage, keine Implementierung. Migration, Customizing und Betrieb des gewählten Systems sind nicht Teil des Mandats, ebenso wenig die Vertragsverhandlung mit dem Anbieter. Es wird kein System empfohlen, an dessen anschliessender Einführung le dot verdient; die Neutralität der Auswahl ist nicht an Implementierungsumsatz gekoppelt. Geht es nicht um die Systemwahl, sondern grundsätzlich um Eigenentwicklung gegen Standardsoftware, ordnet die Make-or-Buy-Beratung diese Frage.

Eckdaten

Der Aufwand richtet sich nach Anzahl der Kandidatensysteme und der Breite der Prozesse:

  • wie viele Stakeholder in die Prozessaufnahme einfliessen
  • wie tief Portabilität und API-Verträge geprüft werden
  • wie umfangreich der TCO-Vergleich ausfällt

Eine fokussierte Auswahl mit wenigen Kandidaten ist zügig bewertet, ein breites Feld über viele Abteilungen verlangt mehr Tiefe. Was die Auswahl im konkreten Fall kostet, hängt an genau diesen Faktoren. Der Preis-Richtwert nennt den Rahmen für das eigene Vorhaben.

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